Direct antwoord
Annex A-maatregel 8.10, nieuw in de 2022-versie, eist dat informatie in systemen, apparaten en opslagmedia wordt verwijderd wanneer ze niet langer nodig is: volgens de bewaartermijnen, met methoden die passen bij de gevoeligheid, ook bij cloudleveranciers (verwijderafspraken en -bewijs), en aantoonbaar. De maatregel verbindt de AVG-plicht tot dataminimalisatie met de praktijk van opruimen.
Annex A-maatregel 8.10 van ISO 27001, “Information deletion”, is nieuw in de 2022-versie en maakt van opruimen een expliciete plicht: informatie die haar doel heeft gediend, gaat weg.
Wat eist de maatregel?
Informatie opgeslagen in informatiesystemen, apparaten en andere opslagmedia wordt verwijderd wanneer ze niet langer vereist is: conform de bewaartermijnen (5.33) en wettelijke eisen, met verwijdermethoden passend bij de gevoeligheid, inclusief de informatie bij externe leveranciers, en met bewijs waar dat nodig is.
Zo vul je hem in
- Werk vanuit de bewaartermijnentabel: de termijnen van 5.33 krijgen hier hun uitvoering: wie verwijdert wat, wanneer en hoe; plan een jaarlijkse opruimronde per informatiesoort.
- Automatiseer waar het kan: retentiebeleid in de mail- en documentomgeving verwijdert of archiveert automatisch; dat is betrouwbaarder dan geheugensteuntjes.
- Verwijder passend bij gevoeligheid: van prullenbak legen tot veilig wissen (7.10, 7.14); let op kopieën in mail, downloads en exports.
- Dek de keten: verwijderafspraken met cloudleveranciers en verwerkers, inclusief het einde-contract-scenario (5.23).
Waar let de auditor op?
De auditor pakt de bewaartermijnentabel en toetst een steekproef: sollicitatiebrieven van drie jaar geleden, oud-klantdossiers, de mailbox van een vertrokken directeur. Aanwezig terwijl de termijn zegt verwijderd: bevinding, en tegelijk een AVG-risico. Automatisch retentiebeleid is het antwoord dat zowel de auditor als de Autoriteit Persoonsgegevens overtuigt.
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Waarom is bewaren tot in de eeuwigheid een risico?
Elke bewaarde dataset is bij een datalek onderdeel van de schade en bij een AVG-verzoek onderdeel van het werk. Persoonsgegevens langer bewaren dan noodzakelijk is bovendien zelf een AVG-overtreding. Wat je niet hebt, kan niet lekken: verwijderen is een beveiligingsmaatregel.
Hoe regel je verwijdering bij clouddiensten?
Via afspraken (5.20): wat gebeurt er met data bij verwijdering en bij het einde van het contract, binnen welke termijn is het echt weg (inclusief back-ups van de leverancier) en welk bewijs krijg je. Grote leveranciers documenteren hun bewaar- en verwijderbeleid; leg de beoordeling vast.