Direct antwoord
Ja, je kunt zakken voor een certificeringsaudit: bij een of meer kritieke afwijkingen (majors) wordt het certificaat niet verleend totdat ze aantoonbaar zijn opgelost, soms met een aanvullende audit. In de praktijk is 'zakken' meestal uitstel: je krijgt een hersteltermijn van enkele weken tot drie maanden. Wie de cyclus echt heeft gedraaid (interne audit, directiebeoordeling, registraties) zakt zelden; de klassieke afwijzingsredenen zijn een systeem dat alleen op papier bestaat en verplichte processen die nooit zijn uitgevoerd.
De eerlijke vraag die elke organisatie zich voor de certificeringsaudit stelt: kan dit misgaan? Ja, maar zelden onverwacht, en vrijwel nooit onherstelbaar.
Wat “zakken” technisch betekent
De auditor verleent het certificaat niet zelf maar doet een aanbeveling. Bij een of meer kritieke afwijkingen (majors): een complete normeis die ontbreekt, een systeemdeel dat structureel niet werkt, of een patroon van samenhangende afwijkingen, wordt het certificaat niet aanbevolen totdat de afwijkingen zijn opgelost. Je krijgt een hersteltermijn (enkele weken tot drie maanden) voor oorzaakanalyse en corrigerende maatregelen; de instelling beoordeelt het bewijs schriftelijk of komt terug voor een aanvullende audit. Pas als herstel binnen de termijn niet lukt, vervalt het resultaat en begin je opnieuw.
Minors en observaties blokkeren het certificaat niet; die horen bij elke audit en bij elk levend systeem.
De vijf klassieke afwijzingsredenen
- Het papieren systeem: documentatie gekocht of gekopieerd, maar de werkvloer kent het niet en werkt anders. De interviews leggen dit binnen een uur bloot.
- De cyclus heeft nooit gedraaid: geen interne audit, geen directiebeoordeling, geen registraties ouder dan drie weken. De norm eist een wérkend systeem, geen startklaar systeem.
- De directie is afwezig: het directiegesprek toont dat kwaliteit of beveiliging volledig is gedelegeerd en de leiding het eigen beleid niet kent.
- De risicoanalyse klopt niet met de werkelijkheid (27001: een Verklaring van Toepasselijkheid die maatregelen uitsluit die evident nodig zijn; 45001: een verouderde RI&E).
- Eerdere bevindingen genegeerd: bij controle- en hercertificeringsaudits is het niet opvolgen van vorige bevindingen de snelste route naar een major.
Zo voorkom je het
Draai de cyclus echt vóór je de audit plant: minimaal één interne audit (door iemand die objectief is), één directiebeoordeling en enkele maanden registraties. Neem de stage 1-bevindingen serieus; ze zijn de gratis generale repetitie. En overweeg een proefaudit als je wilt weten waar je staat: liever een pijnlijke oefening dan een pijnlijke echte. Wie deze drie dingen doet, maakt van de certificeringsaudit wat hij hoort te zijn: de bevestiging van iets dat al werkt.
Zo werkt dit in Control One
Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie uitpakt? De gratis quickscan geeft in 3 minuten een persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak zakken bedrijven voor de certificeringsaudit?
Volledig afwijzen is zeldzaam; enkele majors bij een eerste audit komen daarentegen regelmatig voor en zijn herstelbaar binnen de gegeven termijn. Certificerende instellingen zien liever een organisatie slagen na herstel dan zakken: de stage 1-audit is juist bedoeld om kansloze stage 2-audits te voorkomen.
Wat gebeurt er als je de hersteltermijn mist?
Dan vervalt het auditresultaat en begint het traject (grotendeels) opnieuw, inclusief kosten. Neem bij dreigende vertraging contact op met de certificerende instelling; termijnen zijn soms te verlengen als er aantoonbaar aan gewerkt wordt.