Certificeringsinstantie kiezen in Nederland: gids

Je heb je managementsysteem geïmplementeerd, de interne audit is achter de rug en de directiebeoordeling is gehouden. Nu komt de volgende stap: de keuze van een certificeringsinstantie (ook wel certificatie-instelling of certificeringsbody genoemd). Welke instantie kies je, waarop let je en hoe vergelijkt je offertes? In dit artikel krijg je een praktische gids voor de Nederlandse markt.

Wat doet een certificeringsinstantie?

Een certificeringsinstantie beoordeelt onafhankelijk of je managementsysteem voldoet aan de eisen van een ISO-norm. Als dat het geval is, geeft zij een certificaat af — een officieel document dat je certificering bevestigt.

Het certificeringsproces verloopt doorgaans in drie fasen:

1. Stage 1-audit (documentenreview): De auditor beoordeelt je documentatie op volledigheid en geschiktheid. Dit is een bureauaudit die soms op locatie plaatsvindt.
2. Stage 2-audit (implementatieaudit): De auditor beoordeelt op locatie of je systeem daadwerkelijk is geïmplementeerd en effectief werkt.
3. Surveillanceaudits: Jaarlijkse vervolgaudits gedurende de driejarige certificeringscyclus om te controleren of je systeem operationeel blijft.
4. Hercertificering: Na drie jaar vindt een volledige hercertificeringsaudit plaats.

RvA-accreditatie: de minimumeis

In Nederland is de Raad voor Accreditatie (RvA) de nationale accreditatie-instantie. De RvA accrediteert certificeringsinstanties op basis van internationale normen (ISO/IEC 17021-1). Een RvA-geaccrediteerde certificeringsinstantie voldoet aan strenge eisen van onpartijdigheid en competentie.

Kies altijd een RvA-geaccrediteerde certificeringsinstantie. Een certificaat van een niet-geaccrediteerde instantie wordt door klanten, aanbestedende diensten en regelgevers doorgaans niet erkend. Controleer de accreditatiestatus op de website van de RvA (rva.nl).

Certificeringsinstantie	RvA-geaccrediteerd	Normen	Beschikbaarheid in Nederland
DEKRA	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Breed aanwezig
Bureau Veritas	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Breed aanwezig
DNV	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Breed aanwezig
Lloyd’s Register	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Breed aanwezig
Kiwa	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Breed aanwezig
TÜV Rheinland	Ja	9001, 14001, 27001, 45001	Aanwezig

Tip: Vraag bij je klanten of aanbestedende diensten of zij een voorkeur hebben voor een specifieke certificeringsinstantie. Sommige sectoren of grote opdrachtgevers werken bij voorkeur met een bepaalde instantie, wat je keuze kan vereenvoudigen.

Waarop vergelijkt je certificeringsinstanties?

Naast accreditatiestatus zijn er meerdere criteria om op te vergelijken:

Sectorexpertise: Heeft de instantie auditoren met kennis van je sector? Een auditor die ervaring heeft met productiebedrijven geeft een andere kwaliteitsaudit dan iemand die alleen dienstverlenende organisaties kent. Vraag specifiek naar de achtergrond en sectorervaring van de auditor die je audit uitvoert.

Kosten: Certificeringskosten variëren per instantie, norm, organisatiegrootte en complexiteit. Vraag altijd een gespecificeerde offerte aan die de kosten van Stage 1, Stage 2, surveillanceaudits en hercertificering apart vermeldt.

Auditdagen: De hoeveelheid auditdagen wordt bepaald op basis van je organisatiegrootte (aantal medewerkers) en de complexiteit van je processen. Instanties hanteren doorgaans de IAF MD 5-richtlijn als basis, maar er is ruimte voor interpretatie. Vergelijk het aantal auditdagen per offerte.

Communicatie en service: Hoe bereikbaar is de instantie? Hoe snel krijg je reactie op vragen? Wat is de procedure bij klachten? Vraag referenties op bij andere MKB-klanten.

Flexibiliteit: Biedt de instantie gecombineerde audits aan als je meerdere normen certificeert (geïntegreerd managementsysteem)? Dat kan aanzienlijk op kosten besparen.

Offertes aanvragen: wat je nodig heeft

Om een offerte aan te vragen, heb je de volgende informatie nodig:

• De norm(en) waarvoor je certificering wilt
• Je organisatiegrootte (aantal medewerkers in FTE)
• Je sector/branche (SBI-code)
• Je locaties (meerdere locaties beïnvloeden de auditomvang)
• Een korte beschrijving van je kernactiviteiten en de scope van het managementsysteem

Vraag minimaal drie offertes aan bij verschillende instanties. Vergelijk niet alleen de prijs, maar het totaalpakket over drie jaar (inclusief surveillancekosten).

Wat gebeurt er bij een ernstige bevinding?

Een vraag die je beter van tevoren kunt stellen dan tijdens een audit: wat doet de certificeringsinstantie als de auditor een ernstige bevinding doet?

Bij een major non-conformiteit — een ernstige tekortkoming die het managementsysteem fundamenteel aantast — mag de auditor geen certificaat afgeven of verlengen totdat de non-conformiteit is opgelost. Je krijgt doorgaans 90 dagen om de non-conformiteit te corrigeren en aannemelijk te maken dat de oorzaak is weggenomen. Daarna volgt een follow-up audit of beoordeling van de ingediende bewijsstukken.

Bij een minor non-conformiteit ontvang je het certificaat wel, maar moet je binnen een afgesproken termijn (doorgaans voor de volgende surveillance-audit) aantonen dat je corrigerende maatregelen heeft genomen. Vraag je certificeringsinstantie bij het sluiten van het contract hoe zij omgaan met bevindingen. Een transparant proces geef je zekerheid.

Internationale erkenning van je certificaat

Als je organisatie internationaal actief is of dat ambieert, is het relevant te weten in hoeverre je ISO-certificaat buiten Nederland wordt erkend. De meeste geaccrediteerde certificaten worden internationaal erkend via het IAF MLA-akkoord (International Accreditation Forum Multilateral Recognition Arrangement).

De RvA is aangesloten bij het IAF MLA. Dit betekent dat een RvA-geaccrediteerd certificaat in principe wordt erkend in alle landen die ook lid zijn van het IAF MLA, waaronder de EU-lidstaten, de Verenigde Staten, Canada, Japan, Australie en vele andere landen.

Controleer wel of je specifieke klant of aanbestedende dienst in het buitenland specifieke eisen stelt aan de certificeringsinstantie. Sommige sectoren of overheden hebben een voorkeur voor lokaal geaccrediteerde instanties of specifieke certificeringsorganen.

FAQ

Mag ik van certificeringsinstantie wisselen tijdens de certificeringscyclus?

Ja, maar dat is administratief bewerkelijk. De nieuwe instantie moet doorgaans de Stage 2-audit volledig herhalen, wat extra kosten met zich meebrengt. Wissel bij voorkeur bij hercertificering.

Is een goedkopere certificeringsinstantie minder betrouwbaar?

Niet per se. Prijs wordt beïnvloed door overhead, organisatiegrootte en commerciële keuzes. Controleer altijd de RvA-accreditatiestatus en vraag referenties. Een goedkopere instantie die RvA-geaccrediteerd is en goede referenties heeft, is een volwaardige keuze.

Kan ik meerdere normen bij dezelfde instantie certificeren?

Ja, en dat is vaak voordeliger. Gecombineerde audits (bijv. ISO 9001 en ISO 14001 gelijktijdig) besparen auditdagen en daarmee kosten. Vraag expliciet naar de mogelijkheid en de korting voor gecombineerde audits.

---

Klaar om te starten? Control One begeleidt je stap voor stap.