De meeste organisaties bewaren alles, voor de zekerheid. Maar elke bewaarde dataset is bij een datalek onderdeel van de schade, en bij een AVG-verzoek onderdeel van het werk. Verwijderen van informatie (Annex A-maatregel 8.10, nieuw in 2022) draait dat om: wat je niet hebt, kan niet lekken.
Waarom opruimen een beveiligingsmaatregel is
Data bewaren tot in de eeuwigheid is een dubbel risico: het vergroot de impact van een datalek, en persoonsgegevens langer bewaren dan noodzakelijk is zelf een AVG-overtreding. Opruimen verkleint beide. Het is de meest onderschatte beveiligingsmaatregel: proactief verwijderen wat je niet meer nodig hebt.
Werk vanuit bewaartermijnen
De basis is een bewaartermijnentabel, gekoppeld aan het beschermen van registraties (5.33):
- Fiscale administratie: 7 jaar
- Sollicitatiegegevens: 4 weken (of 1 jaar met toestemming)
- Personeelsdossier: 2 jaar na uitdiensttreding
- Logbestanden: naar behoefte, meestal 90 dagen tot een jaar
Combineer de fiscale minimumtermijnen met de AVG-maximumtermijnen.
Automatiseer waar het kan
| Handmatig | Geautomatiseerd |
|---|---|
| Wordt vergeten | Betrouwbaar |
| Inconsistent | Consistent |
| Bewijslast lastig | Aantoonbaar |
Retentiebeleid in je mail- en documentomgeving verwijdert of archiveert automatisch. Dat is betrouwbaarder dan geheugensteuntjes, en het overtuigt zowel de auditor als de AP.
Tip van Control One: Vergeet de kopieën. Verwijderen betekent ook: de exports, de downloads, de mailbijlagen, en de back-ups waar dat redelijkerwijs kan. En bij clouddiensten: weet wat er bij verwijdering en bij einde contract met je data gebeurt.
Waar de auditor op let
De auditor pakt de bewaartermijnentabel en toetst een steekproef: sollicitatiebrieven van drie jaar geleden, de mailbox van een vertrokken directeur. Aanwezig terwijl de termijn zegt verwijderd: bevinding, en tegelijk een AVG-risico.
Opruimen is goedkope risicoreductie die je bovendien AVG-conform maakt. Wil je weten of jouw datahuishouding op orde is? Doe de Quickscan of bekijk de ISO 27001-checklist.
Klaar om te starten met ISO 27001?
Control One begeleidt je stap voor stap door het ISMS-implementatieproces. Van gap-analyse tot certificeringsaudit — inclusief 120+ templates en de Annex A-controls.
Naslagwerk uit de kennisbank
Annex A 8.10: Verwijderen van informatie
Maatregel 8.10 van ISO 27001 Annex A eist dat informatie wordt verwijderd zodra ze niet meer nodig is, uit systemen, apparaten en clouddiensten. AVG-proof opruimen.
Annex A 5.13: Labelen van informatie
Maatregel 5.13 van ISO 27001 Annex A eist procedures voor het labelen van informatie volgens het classificatieschema. Praktische invulling van digitaal tot fysiek.
Annex A 5.12: Classificatie van informatie
Maatregel 5.12 van ISO 27001 Annex A eist dat informatie wordt geclassificeerd naar gevoeligheid. Zo zet je een werkbaar classificatieschema op met 3 of 4 niveaus.
Gerelateerde artikelen
ISO 27001 en de AVG samen inrichten: één systeem, twee gezichten
ISO 27001 en de AVG overlappen sterk. Zo richt je ze samen in, zodat je ISMS je AVG-verplichtingen meelift, en je niet twee keer hetzelfde doet.
Veilig informatie delen: het grootste lekkanaal dichten
De meeste datalekken ontstaan onderweg: de verkeerde geadresseerde, de open deellink. Zo regel je veilige informatieoverdracht volgens ISO 27001.
Apparatuur veilig afvoeren: voorkom het datalek op Marktplaats
De afgedankte laptop met de klantendatabase er nog op is een klassiek datalek. Zo voer je apparatuur veilig af volgens ISO 27001, met aantoonbaar wissen.
Capaciteitsbeheer: voorkom uitval door volgelopen systemen
De meest voorspelbare uitval is het systeem dat langzaam volloopt. Zo richt je capaciteitsbeheer in volgens ISO 27001, met alarmering vóór het te laat is.