Direct antwoord
Wisselen van certificerende instelling kan zonder je certificaat kwijt te raken: geaccrediteerde instellingen kennen een transferprocedure waarbij de nieuwe instelling het lopende, geldige certificaat overneemt na een beoordeling van de auditrapporten en openstaande bevindingen. Het natuurlijke moment is vóór de hercertificering; de redenen zijn meestal prijs, planning of een verstoorde auditrelatie. Voorwaarden: het certificaat is geldig en geaccrediteerd, en er lopen geen onopgeloste majors of schorsingen.
Vastzitten aan je certificerende instelling is een misverstand: het certificaat is via de accreditatie overdraagbaar, en de transfermarkt is levendig genoeg dat instellingen er standaardprocedures voor hebben. Zo werkt het.
Waarom organisaties wisselen
De drie gangbare redenen: prijs (tarieven verschillen tot tientallen procenten voor dezelfde geaccrediteerde audit; een offerteronde bij de hercertificering loont bijna altijd), planning en service (lange doorlooptijden, telkens wisselende of niet-beschikbare auditors, trage rapporten) en de auditrelatie: een auditor die de sector niet kent of waar het structureel mee botst. Let bij dat laatste op het onderscheid: een kritische auditor is een aanwinst, een auditor die de organisatie niet begrijpt een reden om te praten, eerst met de instelling (auditorwissel vragen kan ook), dan pas over vertrek.
Hoe de transfer werkt
- Offerte en pre-transfer-beoordeling: de nieuwe instelling beoordeelt het geldige certificaat, de laatste auditrapporten en de status van bevindingen; bij een schoon dossier is dit een papieren exercitie, soms aangevuld met een kort bezoek.
- Overname van de cyclus: het certificaat wordt overgenomen met behoud van de geldigheidsdata; de eerstvolgende geplande audit voert de nieuwe instelling uit.
- Timing: het natuurlijke moment is vóór de hercertificering (jaar 3): de nieuwe instelling doet dan de volledige herbeoordeling en de cyclus start fris. Wisselen midden in de cyclus kan ook, maar rond eerst openstaande bevindingen af.
Waar je op let
Check bij de nieuwe instelling de accreditatie voor jouw specifieke norm (RvA-register), de sectorkennis van de auditors, en de totale cycluskosten in plaats van alleen het instaptarief (controle-audits, reiskosten, rapportagetijd tellen mee). En regel het praktisch: informeer de huidige instelling volgens de contractuele opzegtermijn, en bewaar alle auditrapporten en certificaten zelf; die heb je bij de transfer nodig en ze zijn van jou.
Zo werkt dit in Control One
Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie uitpakt? De gratis quickscan geeft in 3 minuten een persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen
Behoud je je certificaatdatum bij een transfer?
Ja, dat is de kern van de transferprocedure: de nieuwe instelling neemt de lopende certificatiecyclus over, inclusief de oorspronkelijke geldigheidsdata en de auditplanning. Je begint dus niet opnieuw; de eerstvolgende audit (controle of hercertificering) vindt gewoon plaats volgens de bestaande cyclus, alleen bij een andere partij.
Wanneer kan een transfer niet?
Bij een geschorst of verlopen certificaat, bij openstaande kritieke afwijkingen, of wanneer het huidige certificaat niet geaccrediteerd is: dan is er niets over te nemen en start je een nieuw certificeringstraject. Ook midden in een lopende afwijkingsafhandeling is het onverstandig; rond die eerst af.