Direct antwoord
Een interne audit is een zelfcontrole waarmee je toetst of het managementsysteem voldoet aan de norm én aan je eigen afspraken, en of het effectief werkt. Het stappenplan: auditprogramma opstellen, audit voorbereiden met een checklist, uitvoeren via interviews en bewijs, bevindingen rapporteren en verbeteracties opvolgen. Interne audits zijn verplicht vóór de certificeringsaudit.
Een interne audit is de zelfcontrole van je managementsysteem: je toetst of het systeem voldoet aan de norm én aan je eigen afspraken, en of het in de praktijk effectief werkt. Interne audits zijn een harde eis in elke ISO-norm (clausule 9.2) en moeten vóór de certificeringsaudit zijn uitgevoerd. Behandel de interne audit als generale repetitie: zelfde vragen, zelfde bewijslast, zelfde ernst.
Stap 1: Stel een auditprogramma op
Plan welke onderdelen van het systeem wanneer geauditeerd worden, door wie, en met welke frequentie. Het programma moet de volledige scope dekken en rekening houden met het belang van processen en eerdere resultaten: risicovolle of eerder afwijkende onderdelen verdienen meer aandacht.
Stap 2: Bereid de audit voor
Bepaal per audit de scope en criteria, lees de relevante documentatie en stel een checklist met vragen op. Goede auditvragen zijn open: “laat eens zien hoe een klacht wordt afgehandeld” levert meer op dan “is er een klachtenprocedure?”.
Stap 3: Voer de audit uit
Werk met interviews, observaties en bewijsstukken. Spreek de mensen die het werk doen, niet alleen de kwaliteitsmanager, en vraag door tot je bewijs ziet: registraties, notulen, systeemschermen. Noteer wat je vaststelt met verwijzing naar het bewijs; dat maakt de rapportage objectief en navolgbaar.
Stap 4: Rapporteer bevindingen
Deel bevindingen in naar zwaarte: een afwijking (het systeem of de praktijk voldoet niet aan een eis), een observatie of verbeterkans. Beschrijf per bevinding de eis, de vaststelling en het bewijs. Bespreek het rapport met de betrokkenen; verrassingen achteraf ondermijnen het draagvlak.
Stap 5: Volg verbeteracties op
Voor elke afwijking komt een corrigerende maatregel met eigenaar en deadline: eerst de directe correctie, dan de oorzaaksanalyse en de structurele oplossing. De audit is pas klaar als de acties aantoonbaar zijn afgerond. Bij de certificeringsaudit controleert de externe auditor of dit opvolgproces werkt.
Praktische tips
- Plan de interne audit ruim vóór de certificeringsaudit, zodat er tijd is om bevindingen op te lossen.
- Wees streng: elke afwijking die je zelf vindt, kan de externe auditor niet meer als verrassing opvoeren.
- Kleine organisatie zonder onafhankelijke auditor? Een externe auditor op uurbasis inschakelen is een geaccepteerde en betaalbare oplossing.
Zo werkt dit in Control One
De implementatiecoach in de portal vertaalt dit stappenplan naar concrete stappen met uitleg, sjablonen en voortgang.
Veelgestelde vragen
Mag je je eigen werk auditen?
Nee. De norm eist objectiviteit en onpartijdigheid: auditors mogen niet hun eigen werk beoordelen. In kleine organisaties lost men dit op door collega's elkaars gebied te laten auditen of een externe auditor op uurbasis in te schakelen.
Hoe vaak moet een interne audit?
De norm eist audits met geplande tussenpozen; de hele scope moet periodiek gedekt zijn. Gebruikelijk is een jaarlijkse cyclus, eventueel verdeeld over meerdere korte audits.
Wat is het verschil tussen een interne audit en de certificeringsaudit?
De interne audit doe je zelf (of laat je op uurbasis doen) als zelfcontrole en verbeterinstrument. De certificeringsaudit wordt uitgevoerd door een geaccrediteerde certificerende instelling en bepaalt of je het certificaat krijgt of behoudt.