Direct antwoord
Een KAM-coördinator (Kwaliteit, Arbo, Milieu) is de functionaris die de managementsystemen van een organisatie beheert en de certificeringen onderhoudt: documentbeheer, interne audits organiseren, afwijkingen en verbeteracties bewaken, de directiebeoordeling voorbereiden en het aanspreekpunt zijn voor de certificerende instelling. In het MKB is het meestal een deeltaak van 4 tot 12 uur per week; de directie blijft eindverantwoordelijk voor het systeem.
Een KAM-coördinator is de spin in het web van de managementsystemen voor Kwaliteit, Arbo en Milieu, en tegenwoordig vaak ook informatiebeveiliging (dan spreekt men wel van KAMIB of QHSE-rollen). De functie heet ook wel kwaliteitscoördinator, QHSE-officer of kwaliteitsmanager; de kern is hetzelfde: zorgen dat de systemen draaien, actueel blijven en de audits doorstaan.
De taken
- Systeembeheer: documenten en registraties actueel houden, processen bijwerken na veranderingen, het jaarplan van het systeem bewaken.
- De verbetercyclus draaien: afwijkingen, klachten en verbeteracties registreren en de opvolging bewaken; de rapportages voor het management verzorgen.
- Audits organiseren: het interne auditprogramma plannen (en deels uitvoeren, waar onafhankelijkheid dat toelaat), de externe audit voorbereiden en begeleiden, bevindingen uitzetten.
- De directiebeoordeling voorbereiden: de verplichte inputs verzamelen en het overleg faciliteren; de diréctie beoordeelt.
- Kennis bijhouden: normwijzigingen, wetgeving en certificeringseisen volgen en vertalen naar het systeem.
De positie
Cruciaal is het onderscheid met de directieverantwoordelijkheid: sinds de 2015-generatie normen kan de directie de verantwoordelijkheid voor het systeem niet meer delegeren. De KAM-coördinator organiseert en bewaakt; de directie stuurt, beslist en draagt uit. Een systeem dat volledig op de coördinator draait terwijl de directie op afstand staat, is de meest voorkomende structurele auditbevinding.
Zorg ook voor de bevoegdheden die bij de rol horen (afwijkend werk kunnen stoppen, verbeteracties kunnen doorzetten) en voor vervanging: de coördinator die alles in het hoofd heeft, is zelf een continuïteitsrisico.
Zo werkt dit in Control One
In de portal staat bij elk onderdeel uitleg in gewone taal, precies op het moment dat je het nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost de KAM-rol in het MKB?
Na de implementatiefase typisch 4 tot 12 uur per week voor één tot twee normen, afhankelijk van omvang en risicoprofiel. Piekmomenten: de interne audit, de directiebeoordeling en de externe audit. Goede tooling die taken, documenten en registraties bijhoudt, drukt de uren aanzienlijk; het meeste KAM-werk is georganiseerd blijven.
Kan de KAM-rol worden uitbesteed?
Deels: externe KAM-ondersteuning of een ingehuurde coördinator kan het systeem onderhouden en audits begeleiden. De verantwoordelijkheid en de dagelijkse verankering blijven intern: de norm eist dat de directie eigenaar is en dat het systeem in de eigen processen leeft. Een volledig extern systeem dat niemand binnen kent, zakt bij elke serieuze audit door het ijs.