Direct antwoord
Clausule 5.3 van ISO 9001 eist dat de directie de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor relevante rollen toewijst, communiceert en begrijpelijk maakt: wie borgt dat het systeem aan de norm voldoet, wie zorgt dat processen hun beoogde output leveren, wie rapporteert over prestaties en verbeterkansen aan de directie, wie bevordert klantgerichtheid en wie bewaakt de integriteit van het systeem bij veranderingen.
Clausule 5.3 van ISO 9001, “Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie”, zorgt dat het kwaliteitssysteem eigenaren heeft: taken zonder naam blijven liggen.
Wat eist de clausule?
De directie zorgt dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor relevante rollen worden toegewezen, gecommuniceerd en begrepen. Specifiek belegd moet zijn: (a) borgen dat het systeem voldoet aan de norm, (b) borgen dat processen hun beoogde output leveren, (c) rapporteren over de prestaties van het systeem en verbeterkansen aan de directie, (d) het bevorderen van klantgerichtheid door de organisatie heen, en (e) het bewaken van de integriteit van het systeem bij veranderingen.
Zo vul je hem in
- Beleg de vijf normtaken expliciet: meestal bij een kwaliteitscoördinator (a, c, e) en de proceseigenaren (b), met klantgerichtheid (d) bij directie en teamleiders; leg de verdeling vast in een tabel of het handboek.
- Benoem proceseigenaren: per proces uit het procesmodel (4.4) één eigenaar met de bevoegdheid om het proces aan te passen.
- Geef bevoegdheden erbij: wie kwaliteit borgt moet kunnen ingrijpen: een afwijkend product tegenhouden (8.7), een proces stilleggen, een verbeteractie starten.
- Communiceer en actualiseer: rollen in functieprofielen en het organogram, bijgewerkt bij elke organisatiewijziging.
Waar let de auditor op?
De auditor vraagt medewerkers wie waarvoor verantwoordelijk is en vergelijkt met het papier. Bekende bevindingen: het organogram met vertrokken namen, de kwaliteitscoördinator die formeel niets mag beslissen, en processen zonder aanwijsbare eigenaar zodra de vraag concreet wordt (“wie mag deze werkwijze veranderen?”).
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Is een kwaliteitsmanager of KAM-coördinator verplicht?
Nee. De verplichte directievertegenwoordiger uit oudere versies is in 2015 geschrapt. De vijf genoemde verantwoordelijkheden moeten wel belegd zijn; dat mag bij één coördinator, verdeeld over leidinggevenden, of bij de directie zelf. De directie blijft in alle gevallen eindverantwoordelijk.
Wat is het verschil tussen verantwoordelijkheid en bevoegdheid?
Verantwoordelijkheid is waarvoor je aanspreekbaar bent; bevoegdheid is wat je mag beslissen. Een klassieke fout is verantwoordelijkheid zonder bevoegdheid: de kwaliteitscoördinator die op resultaten wordt aangesproken maar niets mag beslissen of stilleggen. De norm eist dat beide zijn toegewezen.