Direct antwoord
Clausule 5.2 van ISO 9001 eist dat de directie een kwaliteitsbeleid vaststelt, implementeert en onderhoudt dat past bij het doel en de context van de organisatie, een kader biedt voor de kwaliteitsdoelstellingen, en commitment bevat aan het voldoen aan van toepassing zijnde eisen en aan continue verbetering. Het beleid is gedocumenteerd, wordt intern gecommuniceerd en begrepen, en is beschikbaar voor relevante belanghebbenden.
Clausule 5.2 van ISO 9001, “Beleid”, vraagt om het kompas van het kwaliteitssysteem: een korte, herkenbare verklaring van waar de organisatie voor staat en wat zij belooft.
Wat eist de clausule?
De directie stelt een kwaliteitsbeleid vast dat: (a) past bij het doel en de context van de organisatie en haar strategische richting ondersteunt, (b) een kader biedt voor het vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen, (c) commitment bevat aan het voldoen aan van toepassing zijnde eisen, en (d) commitment bevat aan continue verbetering. Het beleid is beschikbaar als gedocumenteerde informatie, wordt gecommuniceerd, begrepen en toegepast binnen de organisatie, en is waar relevant beschikbaar voor belanghebbenden.
Zo vul je hem in
- Schrijf één specifieke pagina: wie je bent, wat je klanten van je mogen verwachten, waar je op stuurt en de twee verplichte commitments; ondertekend en gedateerd door de directie.
- Verbind met de doelstellingen: elke kwaliteitsdoelstelling (6.2) moet herleidbaar zijn tot een zin in het beleid; dat is het “kader” dat de norm bedoelt.
- Communiceer in lagen: onboarding, werkoverleg en een plek waar iedereen het kan vinden; vertaal per team wat het beleid daar betekent.
- Onderhoud het: jaarlijkse check in de directiebeoordeling: past het nog bij de context (4.1) en de strategie?
Waar let de auditor op?
Twee toetsen: bevat het beleid de verplichte elementen, en leeft het? De tweede weegt zwaarder: medewerkers die desgevraagd kunnen vertellen wat kwaliteit in hun werk betekent, bewijzen meer dan een ingelijst beleid in de hal. Een gedateerd beleid dat nog naar een vorige eigenaar of oude activiteiten verwijst, is de snelle bevinding.
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een kwaliteitsbeleid zijn?
Eén pagina volstaat. Verplichte elementen: passend bij de organisatie, kader voor de doelstellingen, commitment aan het voldoen aan eisen en aan continue verbetering. De rest is vrijheid: hoe specifieker over de eigen organisatie en klanten, hoe geloofwaardiger. Vermijd generieke teksten die op elk bedrijf passen.
Hoe toon je aan dat medewerkers het beleid begrijpen?
Niet door het te laten opdreunen: de auditor vraagt medewerkers wat kwaliteit in hun werk betekent en of dat spoort met het beleid. Behandel het beleid in onboarding en werkoverleg, en vertaal het per afdeling naar wat het daar concreet betekent.