Direct antwoord
Clausule 8.6 van ISO 9001 eist dat de organisatie op geplande momenten verifieert dat aan de producteisen is voldaan, en dat producten en diensten pas worden vrijgegeven nadat alle geplande verificaties met goed gevolg zijn afgerond, tenzij een relevante autoriteit en waar van toepassing de klant anders goedkeurt. De vrijgaveregistratie bevat het bewijs van conformiteit met de acceptatiecriteria en de naspeurbaarheid naar wie heeft vrijgegeven.
Clausule 8.6 van ISO 9001, “Vrijgave van producten en diensten”, is de laatste poort vóór de klant: hier bewijst het systeem dat alleen goedgekeurd werk de deur uitgaat.
Wat eist de clausule?
De organisatie implementeert op geschikte momenten geplande verificaties om te bevestigen dat aan de eisen is voldaan. De vrijgave aan de klant vindt niet plaats voordat alle geplande verificaties met goed gevolg zijn afgerond, tenzij anders goedgekeurd door een relevante autoriteit en, waar van toepassing, door de klant. Gedocumenteerde informatie over de vrijgave bevat: (a) bewijs van conformiteit met de acceptatiecriteria, en (b) naspeurbaarheid naar de persoon of personen die de vrijgave hebben geautoriseerd.
Zo vul je hem in
- Plan de vrijgavemomenten: per product of dienst de eindcontrole met criteria (uit 8.1); bij langere trajecten ook tussentijdse vrijgaven per fase.
- Registreer met twee elementen: het bewijs tegen de criteria (meetwaarden, checklist) en wie vrijgaf (paraaf, digitale goedkeuring); beide zijn expliciete normeisen.
- Regel de uitzonderingsroute: wie mag een concessie verlenen, wanneer moet de klant meebeslissen, en hoe wordt het geregistreerd; zo blijft ook de uitzondering beheerst.
- Automatiseer waar het kan: een digitale vrijgavestap in het ERP of projectsysteem dwingt de registratie af en maakt overslaan zichtbaar.
Waar let de auditor op?
De auditor pakt geleverde orders en vraagt het vrijgavebewijs: criteria, resultaat, wie. De klassieke bevindingen: leveringen waarvan de eindcontrole niet te vinden is, vrijgaven zonder herleidbare persoon, en de spoedlevering die “in overleg” zonder controle vertrok, zonder dat dat overleg ergens staat.
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Mag een product onder voorwaarden toch geleverd worden vóór alle controles?
Alleen met goedkeuring van een relevante autoriteit binnen de organisatie en, waar van toepassing, van de klant: de concessie of vrijgave onder voorbehoud. Die uitzondering moet geregistreerd zijn, met wie besloot en op welke grond. Stilzwijgend leveren onder tijdsdruk is precies wat deze clausule verbiedt.
Hoe ziet vrijgave eruit bij diensten?
Als een opleveringscheck vóór de dienst 'live' gaat: de checklist bij oplevering van een project, de eindcontrole van een rapport vóór verzending, de acceptatietest vóór livegang. Zelfde principe: geplande criteria, aantoonbaar gecheckt, herleidbaar wie akkoord gaf.