Direct antwoord
Clausule 7.2 van ISO 9001 eist dat de organisatie de benodigde competenties bepaalt voor werk dat de kwaliteitsprestaties beïnvloedt, zorgt dat medewerkers competent zijn op basis van opleiding, training of ervaring, waar nodig acties onderneemt om competenties te verwerven (en de effectiviteit daarvan evalueert), en bewijs bewaart. De competentiematrix per functie is de gangbare vorm; hij geldt ook voor inhuur en uitzendkrachten.
Clausule 7.2 van ISO 9001, “Competentie”, stelt de vraag die elke klant impliciet stelt: zijn de mensen die mijn product maken daar aantoonbaar goed in?
Wat eist de clausule?
De organisatie: (a) bepaalt de benodigde competenties van personen die werk uitvoeren dat de kwaliteitsprestaties beïnvloedt, (b) zorgt dat deze personen competent zijn op basis van passende opleiding, training of ervaring, (c) onderneemt waar van toepassing acties om de benodigde competentie te verwerven en evalueert de effectiviteit daarvan, en (d) bewaart gedocumenteerde informatie als bewijs. Dit geldt ook voor ingehuurd personeel dat kwaliteitskritisch werk doet.
Zo vul je hem in
- Bouw een competentiematrix: per functie de eisen, per medewerker de status en de vervaldatums van certificaten; koppel aan de functieprofielen (5.3).
- Verzamel het bewijs: diploma’s, certificaten, afgeronde inwerkprogramma’s en beoordelingen in het personeelsdossier.
- Dicht de gaten planmatig: een opleidingsplan per jaar met de acties, en per actie een korte effectiviteitscheck achteraf.
- Dek inhuur af: dezelfde eisen voor uitzendkrachten en ZZP’ers op kwaliteitskritische posities; vraag het bewijs op bij het bureau of de persoon.
Waar let de auditor op?
De auditor pakt een kwaliteitskritische functie (lasser, monteur, eindcontroleur) en vraagt de eisen plus het bewijs van een concrete medewerker. De klassiekers: verlopen certificaten waar niemand op stuurde, de nieuwe medewerker die al maanden zelfstandig werkt terwijl het inwerkprogramma “nog moet worden afgerond”, en inhuurkrachten die volledig buiten de systematiek vallen.
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Hoe ziet een werkbare competentiematrix eruit?
Per functie de vereiste competenties (opleiding, certificaten zoals VCA of lascertificaten, vaardigheden, ervaring), en per medewerker de status: aanwezig, in ontwikkeling of ontbrekend, met vervaldatums van certificaten. Eén spreadsheet of HR-module volstaat, mits bijgehouden.
Moet de effectiviteit van elke training worden geëvalueerd?
Van acties die competentiegaten moesten dichten wel: heeft de training het beoogde effect gehad? Dat kan licht: een beoordeling door de leidinggevende na drie maanden, een proeve van bekwaamheid of simpelweg het behaalde certificaat. Leg de conclusie kort vast.