Direct antwoord
Clausule 9.2 van ISO 9001 eist interne audits met geplande tussenpozen om vast te stellen of het kwaliteitssysteem voldoet aan de eigen eisen en de normeisen, en of het doeltreffend is geïmplementeerd en onderhouden. Vereist: een auditprogramma dat rekening houdt met belang en eerdere resultaten, criteria en scope per audit, objectieve en onpartijdige auditors, rapportage aan het relevante management, correcties zonder onnodig uitstel en registratie van programma en resultaten.
Clausule 9.2 van ISO 9001, “Interne audit”, organiseert de eigen kritische blik: zelf ontdekken wat er schort, vóór de externe auditor of erger, de klant, het doet.
Wat eist de clausule?
Interne audits met geplande tussenpozen die informatie leveren over of het kwaliteitssysteem: (a) voldoet aan de eigen eisen van de organisatie én aan de eisen van de norm, en (b) doeltreffend is geïmplementeerd en onderhouden. Daartoe: een auditprogramma (frequentie, methoden, verantwoordelijkheden, planning en rapportage) dat het belang van processen, relevante veranderingen en eerdere auditresultaten meeweegt; criteria en scope per audit; auditorselectie die objectiviteit en onpartijdigheid borgt; rapportage aan het relevante management; passende correcties en corrigerende maatregelen zonder onnodig uitstel; en registratie van de uitvoering van het programma en de resultaten.
Zo vul je hem in
- Maak een meerjarenprogramma: welke processen wanneer, met extra aandacht voor kernprocessen, wijzigingen (6.3) en eerdere bevindingen.
- Borg de onafhankelijkheid: niemand auditeert het eigen werk; in kleine organisaties lost een externe interne-auditor dit op.
- Auditeer op werking, niet op papier: het gesprek op de werkvloer en de order-trail leveren meer op dan het afvinken van documenten.
- Sluit de lus: bevindingen krijgen eigenaar en termijn, opvolging wordt gecontroleerd, en het geheel rapporteert aan de directie(beoordeling).
Waar let de auditor op?
De certificerende auditor beoordeelt het programma (dekt het de scope?), de onafhankelijkheid en vooral de opvolging: interne bevindingen die al twee jaar openstaan, ondergraven het hele systeem. Een interne audit die dezelfde problemen vond als de externe maar zonder gevolg, is pijnlijker dan de problemen zelf.
Zo werkt dit in Control One
In de portal zie je per normeis welke maatregelen, documenten en bewijsstukken eraan gekoppeld zijn, met de status erbij.
Veelgestelde vragen
Mag je de interne audit uitbesteden?
Ja, en in het MKB is dat gangbaar: een externe auditor is per definitie onpartijdig, brengt normkennis mee en kijkt fris. De organisatie blijft wel eigenaar van het programma en de opvolging: uitbesteden van de uitvoering is prima, uitbesteden van de verantwoordelijkheid niet.
Hoe vaak moet elk proces geauditeerd worden?
De norm zegt 'met geplande tussenpozen' en laat de frequentie aan het programma, dat rekening houdt met het belang van processen, veranderingen en eerdere resultaten. Gangbaar: het hele systeem minimaal eens per certificeringscyclus van drie jaar, kernprocessen en probleemhoeken jaarlijks.