Een interne-auditprogramma opstellen voor ISO 9001

De interne audit is je eigen kritische blik: zelf ontdekken wat er schort, vóór de externe auditor of, erger, de klant het doet. Maar losse audits zonder plan missen de dekking. Daarom eist clausule 9.2 een auditprogramma.

Wat is een auditprogramma?

Het auditprogramma is je meerjarenplanning: welke processen worden wanneer geauditeerd, door wie, en tegen welke criteria. Het houdt rekening met het belang van processen, relevante veranderingen en eerdere auditresultaten.

Zo stel je het op

1. Breng je processen in kaart vanuit je proceslandschap.
2. Verdeel ze over de cyclus. Het hele systeem minimaal eens per certificeringscyclus van drie jaar; kernprocessen en probleemhoeken jaarlijks.
3. Weeg het belang. Processen met kwaliteitsrisico’s, recente wijzigingen of eerdere bevindingen krijgen meer aandacht.
4. Borg de onafhankelijkheid. Niemand auditeert het eigen werk.
5. Plan de opvolging. Bevindingen krijgen een eigenaar en termijn, en de opvolging wordt gecontroleerd.

Auditeer op werking, niet op papier

De grootste fout is het afvinken van documenten. Het gesprek op de werkvloer en de order-trail (een order volgen van intake tot levering) leveren veel meer op. Een goede interne auditor vraagt door: klopt wat er gebeurt met wat er beschreven staat?

Tip van Control One: In het MKB is de interne auditor vaak extern, omdat volledige onafhankelijkheid intern lastig is: wie auditeert de kwaliteitscoördinator? Een externe partij is per definitie objectief én kijkt fris. Laat die audit dan vlak vóór de externe audit vallen; dan is hij meteen je generale repetitie.

De cirkel sluiten

Interne bevindingen die al twee jaar openstaan, ondergraven het hele systeem. Een interne audit die dezelfde problemen vond als de externe maar zonder gevolg, is pijnlijker dan de problemen zelf. Rapporteer aan de directiebeoordeling en volg op.

Wil je je auditcyclus op orde brengen? Bekijk de ISO 9001-checklist of doe de Quickscan.