Organisatiekennis borgen: voorkom dat kennis de deur uitloopt

Elke organisatie kent hem: de vakman die als enige weet hoe die ene machine echt werkt, de medewerker met twintig jaar klantkennis in zijn hoofd. Zolang die persoon er is, gaat het goed. De dag dat hij vertrekt, valt er een gat dat niemand had voorzien. Clausule 7.1.6 van ISO 9001 dwingt je dat gat te dichten voordat het valt.

Wat is organisatiekennis?

De kennis die nodig is om processen uit te voeren en conforme producten te leveren: vakkennis, klantkennis, systeemkennis en geleerde lessen. De norm eist dat je die kennis bepaalt, onderhoudt en beschikbaar stelt, en verwerft waar dat nodig is.

Waarom dit een kwaliteitsrisico is

Kennisverloop is een van de meest voorkomende en meest onderschatte kwaliteitsrisico’s. Het treft je precies op het slechtste moment: bij ziekte, vakantie of onverwacht vertrek. En anders dan een kapotte machine kun je kennis niet even bijbestellen.

Zo borg je kennis praktisch

1. Bepaal wat kritisch is. Welke kennis is essentieel en zit bij te weinig mensen? Begin daar.
2. Leg vast wat vastlegbaar is. Werkinstructies voor de kernhandelingen, opnames, projectdossiers, een kennisbank. Niet alles, wel het kritische.
3. Organiseer overdracht voor de rest. Inwerkprogramma’s, meester-gezel-constructies, en exitoverdracht bij vertrek.
4. Koppel aan competenties. De competentiematrix laat zien waar kennis te dun gezaaid is.

Tip van Control One: Het certificeringstraject zelf is een uitgelezen moment om kennis vast te leggen. Terwijl je toch processen beschrijft, borg je meteen de kennis die anders in hoofden blijft. Gebruik de procesbeschrijvingen en werkinstructies als drager.

De auditvraag die alles blootlegt

De auditor stelt één simpele vraag: “wat gebeurt er als uw beste vakman morgen vertrekt?” Het antwoord toont of kennisborging leeft of alleen bestaat. Een organisatie die daar geen goed antwoord op heeft, heeft een gat dat groter is dan welke auditbevinding ook.

Kennisborging is onderdeel van hoofdstuk 7 (middelen en ondersteuning). Zie hoe het past in het geheel via de ISO 9001-checklist, of ontdek je startpositie met de Quickscan.