“Waar is jullie kwaliteitshandboek?” is een vraag uit een vorig tijdperk. Sinds ISO 9001:2015 is het verplichte kwaliteitshandboek geschrapt. Toch schrijven veel organisaties er nog een van honderd pagina’s, die vervolgens niemand leest. Wat heb je écht nodig?
Wat de norm nu eist
Clausule 7.5 vraagt “gedocumenteerde informatie” die de norm vereist, plus wat de organisatie zelf nodig acht voor de werking van haar processen. Geen verplicht handboek, wel een set documenten.
De verplichte documenten
De norm eist onder meer:
- De scope
- Het kwaliteitsbeleid
- De kwaliteitsdoelstellingen
Plus registraties: kalibratiebewijzen, competentiebewijs, contractreviews, vrijgavebewijs, het afwijkingenregister, auditresultaten en directiebeoordelingen.
Documenteer voor de werkvloer, niet voor de auditor
De vraag bij elk document: stuurt dit het werk, of moet ik dit kunnen bewijzen? Zo niet, schrap het. Een proceslandschap met de kernprocessen beschreven, plus werkinstructies waar het werk complex is, dekt het gros. Detail volgt risico, niet volledigheid.
Waarom minder beter is
| Dik handboek | Slank systeem |
|---|---|
| Wordt niet gelezen | Wordt gebruikt |
| Veroudert snel | Blijft actueel |
| Schijnzekerheid | Echte sturing |
| Bevinding bij de audit | Doorstaat de audit |
Verouderde documentatie is schadelijker dan ontbrekende: een instructie die niet meer klopt met de praktijk, is een bevinding.
Tip van Control One: Als je toch een “handboek” wilt (sommige klanten of aanbestedingen vragen erom), maak er een kort navigatiedocument van dat naar de onderliggende documenten verwijst, in plaats van alles uit te schrijven. Zo blijft het onderhoudbaar. Zie ook onze uitleg over het kwaliteitshandboek schrijven.
Wil je je documentatie slank en werkbaar houden? Bekijk de ISO 9001-checklist of doe de Quickscan.
Klaar om te starten met ISO 9001?
Control One structureert je kwaliteitsmanagementsysteem: procesoverzichten, KPI’s, interne audits en directiebeoordeling. Alles op één plek.
Naslagwerk uit de kennisbank
ISO 9001 clausule 7.5: Gedocumenteerde informatie
Clausule 7.5 van ISO 9001 eist beheerste documentatie: aanmaken, actualiseren en beheersen van documenten en registraties. Zonder verplicht handboek, wel met eisen.
Kwaliteitshandboek schrijven: zo houd je het compact
Een kwaliteitshandboek is niet meer verplicht onder ISO 9001, maar wel praktisch als kern van je KMS. Zo schrijf je een compact handboek dat de auditor en je team echt gebruiken.
Is ISO 9001 verplicht?
ISO 9001 is niet wettelijk verplicht, maar in veel branches wel een harde eis in tenders en leveranciersselecties. Lees wanneer certificering feitelijk onmisbaar is.
Gerelateerde artikelen
ISO 9001 en digitalisering: van papier naar workflow
Een kwaliteitssysteem op papier en in losse spreadsheets is kwetsbaar. Zo digitaliseer je je kwaliteitssysteem, zodat het levend, vindbaar en aantoonbaar wordt.
Kansen benutten: de vergeten helft van clausule 6.1
Iedereen kijkt naar risicos, maar clausule 6.1 gaat ook over kansen. Zo benut je de vergeten helft: verbeterkansen die je organisatie sterker maken.
De vragen die een ISO 9001-auditor stelt (en hoe je je voorbereidt)
Wat vraagt een auditor eigenlijk? Zo bereid je je organisatie voor op de typische auditvragen, zodat de audit een bevestiging wordt in plaats van een examen.
Eén afwijkingenregister: alles op één plek
Klachten, afkeur, auditbevindingen: versnipperd over lijstjes leert niemand. Zo bouw je één afwijkingenregister dat je verbeterproces echt aandrijft.