Proceseigenaarschap beleggen: wie mag dit proces veranderen?

Processen lopen dwars door afdelingen heen, en zonder eigenaar verbetert niemand ze, of iedereen tegelijk in verschillende richtingen. De vraag “wie mag dit proces eigenlijk veranderen?” blijft in veel organisaties onbeantwoord. De proceseigenaar is het antwoord.

Wat doet een proceseigenaar?

De eigenaar is verantwoordelijk voor het ontwerp, de prestaties en de verbetering van één proces:

1. Het proces kennen en beschrijven: een actuele procesbeschrijving die klopt met de praktijk.
2. Sturen op prestaties: de proces-KPI’s volgen en bespreken.
3. Verbeteren: verbeterkansen en terugkerende afwijkingen in het eigen proces oppakken.
4. Aanspreekpunt zijn: bij audits, afwijkingen en de raakvlakken met aangrenzende processen.

Eigenaarschap is niet hetzelfde als hiërarchie

De proceseigenaar is niet per se de baas van iedereen in het proces. Het orderproces loopt door sales, planning en logistiek, maar heeft één eigenaar die over de keten waakt. Dat is juist de waarde: iemand kijkt naar het geheel in plaats van naar de eigen afdeling.

De bevoegdheden die erbij horen

Eigenaarschap zonder bevoegdheid is een etiket. De eigenaar moet minimaal:

• De procesbeschrijving en werkinstructies kunnen wijzigen (via het wijzigingsproces)
• Verbeteracties kunnen starten
• Kunnen escaleren wanneer middelen of aangrenzende processen de prestaties blokkeren

De combinatie verantwoordelijk-maar-onbevoegd is de klassieke weeffout.

Tip van Control One: In het MKB bezit vaak één persoon meerdere processen: de operationeel manager de primaire processen, de office manager de ondersteunende. Prima, mits elk proces een eigenaar heeft (geen witte vlekken) en die eigenaar echt tijd heeft om te sturen, niet alleen de naam in het schema is.

Waar de auditor op let

De auditor gebruikt je procesmodel als plattegrond en de eigenaren als gesprekspartners. Een eigenaar die zijn KPI’s, laatste afwijkingen en lopende verbeteringen kent, draagt de audit; een schema vol namen die van niets weten, breekt hem.

Proceseigenaarschap is de invulling van clausule 5.3. Wil je je rollen op orde brengen? Bekijk de ISO 9001-checklist of doe de Quickscan.